Uredno i pravovremeno vođenje gradilišne dokumentacije predstavlja važan deo organizacije građevinskog projekta. Dokumentacija treba da prati stvarni tok izvođenja radova i da omogući da se izvedeno stanje, kontrola radova i obračun mogu međusobno povezati.
Dobro organizovana dokumentacija olakšava komunikaciju između investitora, izvođača, nadzora i drugih učesnika u realizaciji projekta i smanjuje mogućnost naknadnih nesporazuma.
DNEVNIK I DOKUMENTACIJA SA GRADILIŠTA
Dokumentacija koja prati izvođenje radova treba da se vodi kontinuirano i u skladu sa organizacijom konkretnog projekta.
Evidentiranje aktivnosti, važnih događaja, okolnosti koje utiču na izvođenje i drugih relevantnih podataka omogućava da se naknadno sagleda tok realizacije i utvrdi šta se dešavalo tokom izvođenja.
Posebno je važno da se dokumentacija ne ostavlja za kraj projekta, jer naknadno rekonstruisanje događaja i izvedenog stanja može biti znatno zahtevnije.
GRAĐEVINSKA KNJIGA I OBRAČUN IZVEDENIH RADOVA
Listovi građevinske knjige treba da prate stvarno izvedene količine i odgovarajuće pozicije radova.
Za kvalitetan obračun potrebno je povezati izvedeno stanje sa projektom, predmerom i ugovorenim pozicijama. Kod složenijih projekata kontinuirana obrada listova građevinske knjige omogućava da se eventualne neusklađenosti uoče pre izrade obračuna i situacije.
Na taj način se proces povezuje:
izvedeni radovi → premer → list građevinske knjige → obračun → situacija.
CHECK LISTE TOKOM IZVOĐENJA
Pored obračunske dokumentacije, check liste mogu biti koristan alat za kontrolu izvođenja pojedinih pozicija.
Pre početka određene aktivnosti mogu se definisati osnovne tačke koje treba proveriti, kao što su pripremljenost podloge, materijal, način izvođenja, dimenzije, kvalitet završne obrade ili druga svojstva relevantna za konkretnu poziciju.
Check lista ne zamenjuje stručnu kontrolu, već omogućava da se kontrolne tačke definišu unapred i da se njihovo izvršenje sistematski prati.
NAČIN OBRAČUNA TREBA DEFINISATI PRE IZVOĐENJA
Jedan od važnih elemenata organizacije projekta jeste dogovaranje načina obračuna pre ugovaranja radova.
Pre početka radova potrebno je jasno definisati koje se pozicije obračunavaju, prema kojim jedinicama mere, na koji način se utvrđuju količine i koja dokumentacija predstavlja osnov za obračun.
Jasno definisan način obračuna smanjuje mogućnost nesporazuma tokom realizacije i omogućava da izvođač i investitor imaju isto razumevanje načina evidentiranja i obračuna izvedenih radova.
DOKUMENTACIJA KAO DEO UPRAVLJANJA PROJEKTOM
Gradilišna dokumentacija nije samo administrativna obaveza. Kada se vodi uredno i pravovremeno, ona predstavlja važan izvor informacija za praćenje realizacije projekta, kontrolu izvedenih radova i obračun.
Povezivanjem dnevnika, građevinske knjige, kontrolnih lista, obračuna i situacija dobija se kontinuitet između onoga što je planirano, onoga što je izvedeno i onoga što je obračunato.
Uredno vođena dokumentacija omogućava da se stanje na projektu ne procenjuje naknadno, već da se prati tokom same realizacije.